Système d'informations complémentaires

L'explication du système est divisée en 4 parties :

• Introduction au système d'informations complémentaires
• Création d'une information complémentaire
• Affectation d'une information complémentaire
• Affichage des informations complémentaires

_____________________________________

Introduction au système d'informations complémentaires

Le système d'informations complémentaires vous permet d'aller plus loin dans le management de vos équipes et gagner en agilité en étant intégré à la gestion des fiches salarié.e.s pour enregistrer des spécificités de leurs parcours et/ou statut. 

Il est par exemple possible pour un salarié donné :

• D'enregistrer, gérer le statut RQTH (Reconnaissance de Qualité de Travailleur Handicapé) et les périodes de renouvellement.
• D'enregistrer une condition spécifique concernant des horaires aménagés ou particuliers (mi-temps thérapeutique, temps partiel, travail de nuit, astreintes, etc. )
• D'enregistrer des arrêts de travail
• D'enregistrer et gérer des habilitations (SST, habilitations électriques, CACES, Permis B etc.)
• D'identifier les personnes occupant une fonction de référent en complément de leur fonction (Référent Incendie, Référent tuteur, Référent douleur, Référent handicap ...)
• ...
• Ou toute autre information importante liée au salarié que vous souhaiteriez gérer

Ce système se veut ainsi libre et non contraignant, afin que chaque acteur RH (Direction, RRH...) en charge du process RH puisse ajouter les données qui lui semblent utiles sans lui imposer des catégories par nature d'information.

Il est donc possible de :

• Faire des recherches et identifier une personne ou groupe de personnes disposant de telle spécificité 
• Visualiser la situation du salarié dans un seul espace
  
  

Ces fonctionnalités sont expliquées dans les parties suivantes du tutoriel.

Création d'une information complémentaire

• Pour utiliser le système d'informations complémentaires, il suffit de vous rendre dans le menu "Fiche du Salarié".
  Pour créer une information complémentaire, cliquez sur "Paramétrage des informations complémentaires"
  
  

• Si sur l'onglet "Informations complémentaires" le tableau est vide et donc qu'aucune information n'a été crée auparavant, il faut d'abord créer un type d'informations. Rendez-vous sur l'onglet "Types d'information complémentaires" puis cliquez sur le bouton "Créer" comme indiqué ci-contre. 
  
  

• Pour créer une information, dirigez-vous sur l'onglet "Informations complémentaires"  puis cliquez sur le bouton "Créer".
  
  

N.B : Que ce soit pour les types d'informations ou les informations elles-mêmes, vous pouvez toujours les modifier après les avoir créées en cliquant sur l'icône "Modifier" dans la colonne  "Actions" du tableau. Il est aussi possible d'effectuer une suppression pour un type s'il n'est pas lié à une information et pour une information si elle n'est pas liée à un salarié.

Affectation d'une information complémentaire

• Pour affecter une information à un salarié, rendez-vous sur la fiche de celui-ci en le sélectionnant depuis le menu "Fiche du Salarié". C'est dans le coin inférieur droit de la page que se trouve le tableau des informations complémentaires concernant le salarié. C'est en haut du tableau que se situe une icône "Ajouter" permettant d'accéder au formulaire d'affection d'une information complémentaire au salarié en question.
  
  

• Il est également possible d'affecter une information à plusieurs salariés à la fois, pour cela retournez à l'accueil du menu "Fiche du Salarié" et cliquez sur "Lier des salariés à des informations complémentaires".
  
  

• Sélectionnez l'information que vous souhaitez affecter à vos salariés puis une fois arrivé sur l'écran ci-dessous, sélectionnez ceux à qui vous souhaitez ajouter l'information.
  On peut soit les sélectionner un par un, soit cliquer sur la case à cocher située dans le coin supérieur gauche pour tous les sélectionner. 
  Il est bien sûr possible d'utiliser les filtres présents dans le tableau pour filtrer sur les critères souhaités comme le nom ou le prénom. De plus, un tableau de "Pré-remplissage" est là pour vous faciliter la tâche. Pour terminer, cliquez sur "Lier l'information aux salariés sélectionnés" pour valider l'opération et ainsi affecter l'information présélectionnée aux salariés cochés.

Affichage des informations complémentaires

• Pour consulter les salariés liés à des informations complémentaires, cliquez sur le lien "Rechercher des salariés liés à des informations complémentaires" depuis l'accueil du menu "Fiche du Salarié".

• Sur cette page est affichée la liste des salariés liés à des informations complémentaires. Vous pouvez filtrer les données du tableau avec les filtres intégrés à celui-ci mais surtout avec le tableau de "Filtres". Ce dernier vous permet notamment de filtrer en fonction des informations. Par défaut, le tableau affichera les salariés liés à toutes les informations cochées mais vous pouvez aussi choisir d'afficher ceux qui sont sont liés à au moins une information choisie comme le figure l'image en dessous. 
  De plus, on peut accéder à la fiche d'un salarié en cliquant sur son Nom ou Prénom dans le tableau.

• Dans le coin inférieur droit de la fiche du salarié, on trouve la liste des informations complémentaires concernant le salarié. C'est ici que l'on peut modifier ou supprimer ses informations en cliquant sur les icônes depuis la colonne "Actions" du tableau.
  Un lien permet également d'afficher la liste des informations complémentaires passées, autrement dit les informations dont la date de fin est antérieure à celle d'aujourd'hui.